*Promis, cet article est 100% “Pomodoro-Friendly”, en 6 minutes c’est parcouru !

Chez Startup Palace, nous constatons régulièrement des signaux faibles qui évoquent des soucis d’efficacité au travail voire de procrastination des entrepreneurs que nous accompagnons. Nous-mêmes, parfois touchés par ce processus contre-productif, sommes plusieurs à avoir expérimenté une méthode simple qui s’est avérée très efficace pour sortir de la dispersion et du stress qu’elle génère : la méthode Pomodoro.

La procrastination et le cercle vicieux du stress

La procrastination dans la vie professionnelle et plus particulièrement dans le monde des startups est un sujet quasi-tabou. En France, pays où le “présentéisme” est encore fortement ancré voire culturellement valorisé, parler de ses difficultés de concentration au travail voire de procrastination est très compliqué. Dans l’environnement des startups, un monde où l’on doit exécuter vite et essayer de croître fortement dans un temps limité, il est quasi-impossible d’avouer avoir des soucis de productivité. Pourtant le temps est LA ressource clé du startupper. Que constate-t-on alors ? Les heures de présence s’enchaînent mais l’exécution patine.

C’est à ce moment-là que l’on commence à constater en son for intérieur que l’on a peut-être un problème de gestion du temps ou une incapacité à gérer la sur-sollicitation : collègues un peu bavards, Slack qui clignote comme un sapin de Noël, mails, newsletters quotidiennes, SMS, notifications diverses… Au delà de ces aspects, le travail multitâche, fait de va-et-vient entre une action et une autre, est également un poison pour la productivité. Par conséquent, sans règles et sans méthode, il est facile de passer sa journée à papillonner entre tous ces stimuli qui se révèlent être des ennemis de l’exécution et du bien-être au travail. C’est d’ailleurs souvent dans ce contexte que, ne sachant plus où donner de la tête, ayant pris un retard avancé sur notre programme journalier, nous nous en détournons et le remettons à plus tard, happé par le plaisir d’une distraction rapide et instantanée (un petit tour sur sa page Facebook par exemple..)..

Ici, au cœur de ce processus, un nouvel acteur entre en jeu : le stress. Une mécanique simple mais redoutablement néfaste se met en place et pourrait se résumer ainsi : “Je suis en retard et j’ai des tâches lourdes et importantes à délivrer, ainsi, je ne sais pas par où commencer et il est déjà trop tard. Je vais donc m’y mettre mais avant, un petit passage sur Twitter. Mince j’ai encore perdu 20 minutes, cette fois-ci je m’y mets. Je m’y mets mais je n’y arrive pas, de toute façon aujourd’hui, je n’y arrive pas et ça me frustre. Je n’ai aucune concentration. Allez, je vais rentrer, je le ferai demain, je serai plus frais demain matin. Mince, demain j’avais oublié la réunion avec ces clients importants… On verra demain après-midi…”. Et ainsi de suite. Voici donc comment le stress monte sérieusement. Ce stress paralyse, empêche l’action concrète et transforme quelques tâches initialement anodines en un amas de corvées perçues comme quasi-insurmontables. C’est ici qu’un cercle vicieux se met durablement en place.

La méthode Pomodoro : contrôle des sollicitations et gratification psychologique

Heureusement, casser le cercle vicieux précédemment décrit fonctionne bien avec une méthode assez simple : la Méthode Pomodoro. Cette méthode, inventée à la fin des années 80 par Francesco Cirillo, un consultant en management, permet de casser ce cercle vicieux assez rapidement en imposant d’une part à vous et vos interlocuteurs, des plages de sollicitations précises, et d’autre part des créneaux de travail de fond isolées et non-négociables.

Plus concrètement, cette méthode se met en place à travers les 6 étapes suivantes :

1. Planification des tâches à effectuer sur la journée (To-do-list) — En début de journée
2. Quantification de chaque tâches en Pomodoros (minuteurs en forme de tomates) de 25 minutes (de 1 à n Pomodoro par tâches)
3. Réalisation de la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne après 25 minutes
4. Prise d’une pause de 5 minutes (obligatoire)
5. Répétition du processus en notant l’ensemble des tâches réalisées et la quantité de Pomodoro associées.
6. Tous les quatre “Pomodoros”, prendre une pause plus grande de 15 à 20 minutes.

Pour que la méthode s’ancre durablement, il faut commencer par se fixer un objectif d’un, puis deux, puis peut-être quatre Pomodoros à compléter par jour. Avec l’habitude et l’entraînement, il est possible d’augmenter ce nombre jusqu’à atteindre un objectif maximal recommandé de 8 Pomodoros à compléter quotidiennement. Lorsqu’on y arrive, cela représente, à l’échelle d’une semaine de travail, 40 plages de 25 minutes de travail en totale concentration, soit, 16,7 heures de travail attentif et de production efficiente. Il ne faut pas viser plus plus car il est épuisant voire contreproductif de s’exposer à davantage de phase de travail de forte attention. Notre cerveau a besoin d’autres plages plus ouvertes, plus détendues, dédiées à l’échange et à la créativité.

Aussi, pour mettre en place cette technique, il sera nécessaire d’investir dans un Pomodoro physique ou télécharger l’un des nombreux plugins à installer sur son navigateur web. Ce dernier possède l’énorme avantage de bloquer les sites et plateformes sur lesquels nous avons l’habitude de procrastiner durant les temps d’attention.

Au final, comme l’explique parfaitement l’article Wikipédia associé “Le ressort de cette technique provient du déplacement de la gratification psychologique obtenue non plus de ce qu’on a produit ou appris mais du respect des temps de concentration ou du nombre de Pomodoros effectués dans la journée”. Nous ajoutons que cette technique permet également de nous détourner des “gratifications instantanées” que provoquent certains sites ou réseaux sociaux en nous en bloquant l’accès et en y substituant la récompense et la gratification de l’accumulation des Pomodoros. C’est déjà ça !

Enfin, pour ceux qui souhaiteraient aller plus loin avec cette méthode, vous pouvez vous procurer un “productivity planner”, un carnet personnel et journalier qui vous aide à lister et prioriser vos tâches, quantifier la quantité de “Pomodoros” pour les réaliser, et effectuer un suivi global de votre productivité journalière et hebdomadaire. L’avantage du Productivity Planner, c’est qu’il se base sur un engagement que vous prenez en début de semaine envers vous-même sur une quantité de choses à accomplir. Il permet d’être réaliste et de ne pas se mettre la barre trop haut, ce qui souvent empêche tout changement car on veut passer de 0 à 1 du jour au lendemain provoquant insatisfaction puis abandon. Avec ce petit carnet, vous identifierez donc chaque semaine puis chaque jour les tâches primordiales à effectuer et pourrez y associer le temps passé afin de bien connaître, à la longue, vos propres rythmes. Bien utilisé, c’est un outil d’amélioration et de structuration de son temps très puissant.

Au final, en mettant en œuvre cette méthode de segmentation rigoureuse de notre temps de travail nous réussissons à briser le cercle vicieux de la procrastination, du stress associé et de la baisse de motivation. Non-seulement, cela nous pose un cadre de travail plus efficace mais surtout, il nous libère du temps pour de la créativité ou tout simplement pour des loisirs ou davantage de moments avec nos proches. Autre avantage, cette méthode correspond parfaitement à notre époque où l’infobésité est devenue la norme, où sans apprentissages initiaux face aux nouveaux usages technologiques, le zapping, le “switch”, le manque de concentration est devenu très répandu.

Ainsi, la technique Pomodoro colle-t-elle parfaitement à la culture de travail des générations Y et ultérieures faite d’alternances de séquences productives et distractives (graphique ci-dessus).

Alors à vos Pomodoros !