✍🏻 Article rédigé par Marie Verchère, CMO chez Urban Linker
La question n’est pas ici de savoir s’il est sage de recruter maintenant ou d’attendre que la crise sanitaire passe. Tout simplement parce que le “normal” que nous connaissions n’est plus et que beaucoup ont dû s’adapter.
Bien des changements ont été opérés pendant ces dernières semaines pour que l’économie ne s’effondre pas. Cela passe aussi par la levée du gel des embauches. Les entreprises en besoin de main-d’oeuvre ne peuvent pas se permettre d’attendre plus longtemps.
Période de confinement ou de télétravail – du pareil au même – les processus de recrutement doivent pouvoir se digitaliser à 100%. Évidemment, cela inclut l’onboarding du candidat !
Sans s’arrêter aux soucis logistiques temporaires, il faut voir la situation actuelle comme une véritable opportunité pour chasser des têtes, faire du sourcing, publier vos annonces et dresser au plus vite la short-list des candidats.
PRÉPARER L’APRÈS-CRISE !
Même si nous sommes encore loin du scénario catastrophe du film 28 jours plus tard, le terme « crise » est de rigueur, tant sur le plan économique que sanitaire. Et comme nous le savons, pour toute crise il y a un avant et un après.
D’autant plus de raison de s’y prendre le plus tôt possible, car peu importe qu’il soit 100% en ligne ou non, un processus de recrutement peut prendre du temps. Il est donc important de mobiliser les ressources le plus tôt possible.
D’autant plus que même les meilleurs talents peuvent être en proie à la confusion et à l’incertitude de leur situation actuelle. Il pourrait s’agir de la meilleure opportunité pour attirer les profils et les rassembler autour de votre projet. Et la période de télétravail facilite également la disponibilité des candidats pour des entretiens et tests si nécessaire.
La distance pourrait même éviter les biais d’analyse affectifs, l’évaluation du nouveau collaborateur se focalisant naturellement sur son travail effectif.
VOUS AVEZ IDENTIFIÉ LE BON CANDIDAT, ET APRÈS ?
Qui va faire les entretiens ? Les tests techniques ? Les tests de personnalité ?
S’il n’y a pas de référent RH déjà mis en place dans l’entreprise, ça peut vite devenir chaotique. Et même si un responsable du recrutement est en poste, il faut être serein sur le fait d’avoir bien su adapter le processus complet à la situation actuelle.
ORGANISER LES TÂCHES ET DÉFINIR LES RESPONSABILITÉS EN AMONT
Cela passe par une bonne structure et une bonne communication en interne. C’est le point clé pour un télétravail efficace, il en va de même pour un recrutement à distance !
Désigner un référent est la première chose à faire. Sa responsabilité sera d’impliquer les personnes amenées à faire partie du processus de décision et de bien définir les rôles de chacun.
Utiliser des outils de collaboration sera un vrai avantage, surtout pour éviter les comptes-rendus et mails à rallonge. Parmi les plus connus : Trello (mon préféré, je l’utilise plus souvent que LinkedIn), Airtable ou encore Monday.
ORGANISATION DES ENTRETIENS
Pas vraiment le choix, ce sera en visio !
En début d’entretien, soyez très clair sur les étapes du process. Le candidat ne doit pas terminer un call en se demandant quand il sera contacté ou ce qu’il devra effectuer pour la prochaine étape.
Que vous cherchiez un développeur Ruby, un responsable commercial ou un community manager, nous ne pouvons que trop recommander de demander des tests et études de cas. Encore mieux si cela peut être fait dans un laps de temps imparti. Cela évitera (beaucoup) de mauvaises surprises. D’autant plus important que le télétravail va influencer (et souvent pas en bien) les deadlines pour les projets.
Quelques exemples de plateformes pour des tests techniques : Codility, Hacker Rank ou encore Coding Game.
Si vous aviez l’habitude de faire des entretiens à plusieurs, gardez en tête qu’à distance l’exercice sera aussi compliqué pour vous et vos collègues que pour le candidat. Il serait préférable de garder un entretien en 1-to-1.
ALLER TOUJOURS PLUS LOIN
Vous le savez sûrement déjà, mais il est toujours bien de le rappeler : prenez des références !
Encore la semaine dernière, un de nos clients qui ne voyait pas l’intérêt de cette étape a changé d’avis. Il ne demandait jamais de prise de référence et voulait attendre un dernier entretien physique pour valider la candidature. Étant dans l’impossibilité de le rencontrer dans l’immédiat, nous lui avons quand même pris 2 références auprès d’anciens employeurs.
Résultat ? Le rendez-vous en physique n’a pas été nécessaire et le candidat commence dans 3 semaines.
Proposez une visite virtuelle des locaux avec des photos, grâce à votre page Welcome to the Jungle si vous en avez une, ou via d’anciennes vidéos. C’est toujours appréciable de pouvoir se projeter ! Et ça vous permet aussi de garder le contact avec votre futur collaborateur. Au moins une communication par semaine jusqu’à son arrivée, c’est notre recommandation !
Si nous résumons, les facteurs de réussite sont :
- Être très structuré et communiquer beaucoup quitte à être dans l’excès
- Éviter les répétitions en définissant les rôles
- Rassurez, rassurez, rassurez !
LE PRÉONBOARDING, C’EST QUOI ?
Le travail ne s’arrête pas à la signature de la lettre d’embauche, loin de là ! Pourquoi ? Le candidat doit se sentir valorisé, ce sentiment est d’autant plus important que son intégration se fera sûrement à distance s’il intègre l’organisation dans les prochaines semaines.
Une fois la promesse d’embauche signée, il y a 3 priorités :
- Administrative : envoi d’un formulaire pour récupérer les informations du candidat
- Exécutive avec les licences : créer les comptes des outils (qui ne s’est pas déjà retrouvé le premier jour avec son ordinateur préparé, mais sans Word, Excel ou PowerPoint installé ?)
- Matérielle : commande, paramétrage et expédition de la machine. C’est vital pour l’employé de recevoir avant le jour J son “welcome kit”
« Avant de nous rejoindre, le collaborateur va recevoir son matériel, avec un mot du président et des goodies (carnet, stylo, t-shirt) », Céline Méchain – DRH
Enfin, pour acter le recrutement, préparez des meetings informels avec les autres membres de l’équipe et de la société pour commencer l’intégration.
Chez Urban Linker par exemple, nous avons mis en place un système de parrainage pour les nouveaux arrivants. L’objectif étant de répondre aux questions et expliquer la culture et les process de l’entreprise.
LES PREMIERS JOURS…
Comme pour accueillir un nouveau collaborateur dans vos locaux, vous pouvez préparer un petit déjeuner en visioconférence avec l’équipe ! Il est difficile de tenir une conversation à 10 sur Zoom, mais au moins la personne pourra se familiariser avec les noms et visages.
Donnez l’accès aux ressources et supports de formation et insistez sur le fait qu’un référent ou parrain est à disposition pour toute question. Un point à ne pas bâcler pour l’aider à se familiariser avec le produit / solution et se mettre à niveau techniquement ou de mettre en place une organisation.
Un suivi très régulier au niveau RH est important. Vous pouvez même l’automatiser, certaines entreprises ont intégré le chatbot Donut à leur chaîne Slack pour que le collaborateur reçoive une notification par jour sur un sujet spécifique. Ça peut aller de la procédure pour le logiciel de paie aux événements sociaux organisés régulièrement.
Et mettez bien en avant la culture de l’entreprise ! Surtout en période de confinement et de télétravail, l’isolement est votre pire ennemi. Alors, mettez l’accent sur des événements réguliers et simples à mettre en place.
Chez Ledger par exemple, ils organisent des « random e-coffee » chaque jour. Chez Klaxit, c’est un déjeuner en visioconférence par équipe qui est organisé chaque semaine.
« Il est nécessaire de prendre le pouls et adopter une posture bienveillante », Thibaud Elziere – fondateur d’eFounders.
LES FACTEURS DE RÉUSSITE
- S’adapter à l’expérience du candidat en télétravail
- Être prévoyant, organiser et documenter au maximum
- Limiter le sentiment d’isolement
- Favoriser les discussions informelles
- Tenir compte de l’environnement de travail (ex : enfants à la maison)